Rodzaje wydarzeń: od konferencji po wesela

Niezależnie od tego, czy chodzi o wesela, kongresy, imprezy czy małe przyjęcia – bez względu na to, jak duże i rozbudowane ma to być wydarzenie, na samym początku zawsze należy zadać sobie te same pytania: Jaki jest kontekst mojego wydarzenia? Ilu gości zaproszę? Kiedy to wszystko się odbędzie? I gdzie zorganizuję to wydarzenie? Należy więc, że tak powiem, przed rozpoczęciem planowania zadać sobie pytanie o sens wydarzenia, a nie po prostu od razu przystępować do działania. Albo ujmijmy to tak: wydarzenia, które zaplanowano bez odpowiedniego przemyślenia, zazwyczaj dość szybko można rozpoznać…

Aby nieco ułatwić Ci podjęcie decyzji, zebraliśmy dla Ciebie kilka rodzajów wydarzeń. Nazwijmy to „na co masz ochotę?” w świecie wydarzeń.

Imprezy wieczorne i przyjęcia (gala/bale/przyjęcia)

Banalnym, ale mającym jednak decydujące znaczenie dla wydarzenia jest fakt, że imprezy wieczorne – niezależnie od tego, czy jest to uroczysta gala, bal czy nieformalna impreza – odbywają się wieczorem. Zazwyczaj zabiera się ze sobą osoby towarzyszące (dobrowolnie lub nie), co ma duży wpływ na liczbę uczestników. W zależności od formy wieczornych wydarzeń bale i gale (tak, naprawdę nazywają się „galami”) są nieco bardziej pracochłonne pod względem organizacyjnym w porównaniu z imprezami.

Podczas gdy na balach i galach kładzie się nacisk na wysokiej jakości materiały, w przypadku Zaproszenia, Menu oraz Deko z których warto skorzystać, na imprezach często wystarczą już Ulotki, Naklejki oraz talerzyki papierowe.

Wystawy i targi

Z biznesowego punktu widzenia można tu nawiązać mnóstwo nowych kontaktów, a także zaprezentować swoją firmę lub produkt szerokiej, zazwyczaj bardzo zainteresowanej grupie odbiorców. Odwiedzający przychodzą tu, że tak powiem, z chęcią poznania czegoś nowego. Z jednej strony ułatwia to sprawę, z drugiej jednak niestety nie jest się samemu, dlatego należy odpowiednio wcześnie zadbać o odpowiednie wyposażenie stoiska targowego zajmować się. 

Możliwe sposoby ukierunkowanego przyciągania tłumów odwiedzających do własnego stoiska: Ladki, Flagi, Kolumny świetlne, Namioty/pawilony oraz mnóstwo innych Materiały reklamowe. Trzeba bowiem wypełnić popularne torby targowe własnymi materiałami, zanim zrobi to ktoś inny. Tutaj można pozwolić sobie na odrobinę kreatywności – piąty długopis niekoniecznie wywoła już ten wielki efekt „wow”.

Wszyscy uczestnicy wydarzenia:

Oczywiście miło jest widzieć znajome twarze na swojej imprezie. Jednak również nowe twarze przyczyniają się do rozwoju biznesu. Do tych potencjalnych uczestników wydarzenia nie dotrze się oczywiście za pośrednictwem własnych kanałów CRM (czyli poprzez obsługę obecnych klientów). Ponieważ pozyskiwanie nowych klientów to bardzo zróżnicowana dziedzina i wykraczałoby to poza ramy tego krótkiego podpunktu, powiem tylko tyle: kim mogą być potencjalni nowi klienci i jak do nich dotrzeć? Niezależnie od tego, czy zwracam się do nich za pomocą specjalnie ukierunkowanych reklam w mediach społecznościowych, czy też dzięki taktycznie przemyślanym kampaniom out-of-home (zobacz nasze artykuły na ten temat Reklama zewnętrzna), jeśli nie wiem, kim mają być potencjalni goście, sprawa staje się trudna, kosztowna i nie ma wielkich szans na długie kolejki przy wejściu. 

Festiwale jako wydarzenia najwyższej klasy

W przeciwieństwie do małych przyjęć festiwale są niejako mistrzowską lekcją branży eventowej. Odwiedzający co prawda również stoją, ale to prawdopodobnie jedyne podobieństwo, ponieważ festiwal, w zależności od wielkości, może stać się prawdziwym organizacyjnym wyzwaniem na ogromną skalę. W tym przypadku wystarczą co prawda banery sceniczne i ekspozytory, ale gdy spodziewanych jest już kilka tysięcy gości, to Lista produktów prawie bez ograniczeń.

Wyposażenie na jubileusz firmy

Świętowanie jubileuszu to niemal sprawa osobista. Pracownicy, współpracownicy i ważni klienci – to właściwie wszystko. Świętuje się, że tak powiem, samemu i aby jak najdłużej to zapamiętać, potrzebne jest odpowiednie Artykuły promocyjne Niezwykle ważne. Dzięki temu podczas obchodów 30-lecia można wyrazić podziw dla Przypinka z okazji 10-lecia ledwo powstrzymałem się przed zwróceniem uwagi koleżance przy sąsiednim stoliku.

Świętowanie miłości dwojga ludzi

Chociaż nazwa „Masterclass” była dotychczas przyznawana festiwalom, pod względem organizacji wesela można je z pewnością porównać do festiwali. Co prawda zazwyczaj przybywa mniej niż „tysiące” gości, ale często wydaje się, że jest ich o wiele więcej. Szczególnie w przypadku wesel obowiązuje zasada: pieniądze czasami nie mają już znaczenia, nie może niczego zabraknąć, a jeśli... Tabliczka informacyjna gdy strzałka wskazująca „bufet” nagle się wygięła lub napis na niej wyblakł, poziom dramatu szybko osiąga niewyobrażalne rozmiary.

Konferencje i kongresy

Tutaj spotykają się eksperci, niekiedy nawet z udziałem międzynarodowym, a spotkania trwają od jednego do kilku dni. Przyjeżdża się tu, aby coś wynieść. Nawet jeśli ogranicza się to raczej do aspektów biznesowych, to jednak również Bloki, Teczki, Broszury lub Teczki warto je uwzględnić – należy więc zlecić ich produkcję w ramach identyfikacji wizualnej konferencji/kongresu.

Wzmocnienie własnego zespołu

Wzmacnianie więzi, lepsze poznanie się, dobra zabawa. To podstawowe filary wydarzeń organizowanych w ramach firmy. Istnieje wiele możliwości lepszego zacieśnienia tych więzi międzyludzkich. Może to być popołudnie z różnymi grami sportowymi, ale można też wspólnie gotować. Niemal każdy, niezależnie od rodzaju wydarzenia, cieszy się na wspomnienia takie jak Koszulki lub Kurtki. 

Prezentacja nowych produktów

To kwestia gustu, w jaki sposób chce się zaprezentować nowe produkty lub osiągnięcia. Od prezentacji prowadzonych przez gwiazdy po niewielkie premiery produktów podczas cotygodniowych spotkań, od pokazów świetlnych i laserowych po slajd w programie PowerPoint. To, czy chcesz wielkiego wybuchu (BIG BANG), czy nie, zależy wyłącznie od Ciebie. Wielkość wydarzenia ma jednak oczywiście decydujące znaczenie dla jego przygotowania. Od plakaty umieszczone wewnątrz aż po Kampanie reklamowe typu „Out of Home” Wszystko jest możliwe.

Seminaria i warsztaty

Przekazywanie wiedzy – tak można to krótko ująć. Przepływ informacji jest najskuteczniejszy właśnie w mniejszych grupach, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniej przestrzeni i przygotowania. Ważne są przerwy, podobnie jak poczęstunek. Chociaż istnieje możliwość organizowania seminariów i warsztatów również online w formie webinarów, to jednak kontakt osobisty ma swoje zalety. Wiele zależy od zakresu i tematyki – na przykład w przypadku dwugodzinnych seminariów nie ma potrzeby, aby wszyscy pracownicy z innych regionów przyjeżdżali na miejsce. Jednak każdy, kto choć raz spędził kilkudniowe warsztaty zdalnie przed ekranem, z pewnością wolałby przyjechać osobiście.

Organizując seminarium „offline”, warto pomyśleć o przygotowaniu materiałów „offline”, takich jak Długopis, Teczki, Bloki lub nawet całe Broszury dotyczące omawianych dziedzin specjalistycznych.

Dzień otwarty

Jak sama nazwa wskazuje, zaprasza się odwiedzających do codziennego życia w miejscu pracy. Może to dotyczyć działalności szkolnej, ale także biurowej, hal produkcyjnych czy ośrodków badawczych. Są to, że tak powiem, małe wydarzenia PR-owe, podczas których można zaoferować autentyczny wgląd za kulisy. Aby nieco przedłużyć to doświadczenie, można rozdać upominki i drobne gadżety, dzięki czemu część tych wrażeń zostanie zachowana w pamięci, a tym samym wkroczy również w codzienność odwiedzających.